Prestação de contas: o que guardar desde o primeiro dia

Quem só pensa em prestação de contas no último mês passa por sufoco. A boa notícia é que ela é simples quando você organiza desde o começo.

Guarde desde o primeiro dia

• Nota fiscal ou recibo de tudo, no nome do proponente, com CNPJ ou CPF correto
• Contrato ou carta de contratação de cada pessoa da equipe
• Comprovante de pagamento: transferência bancária identificada é o padrão-ouro, evite dinheiro vivo
• Registro do projeto: foto, vídeo, lista de presença, print de divulgação
• Material de divulgação com as logos exigidas pelo financiador

Uma pasta por rubrica

Crie no Drive uma pasta com o nome do projeto e, dentro, uma subpasta para cada rubrica do orçamento: equipe, produção, comunicação, acessibilidade. Cada gasto vai para a pasta da rubrica correspondente no dia em que acontece. É um minuto de trabalho que economiza uma semana no fim.

Relatório de execução

Além dos papéis, o financiador quer saber o que aconteceu. Escreva o relatório contando: o que foi realizado, quantas pessoas participaram, o que mudou em relação ao previsto e por quê. Mudança acontece e é aceita, o que não é aceito é mudança sem explicação.

Alterou data, local ou item do orçamento? Comunique por escrito ao financiador antes, não depois.

Se algo der errado

Item que ficou mais caro, atividade que não aconteceu, equipe que trocou. Tudo isso tem solução quando comunicado no momento. O problema é o silêncio até o relatório final.

A aula 10 do curso é dedicada a isso, com exemplos de relatório e planilha de comprovação.